نسخة رسمية من مستند الشركة تصدرها الولاية وتختمها لتأكيد أنها صورة صحيحة ومطابقة للسجل المحفوظ في ملفاتها، وتُطلب عادةً للاستخدام القانوني أو البنكي أو الدولي.
ما هي النسخة المصدّقة؟
النسخة المصدّقة استنساخ رسمي لمستند تجاري جرى التحقق منه وختمه من وزارة خارجية الولاية أو الجهة المختصة الأخرى بوصفه صورة صحيحة وطبق الأصل من السجل المودع في أرشيف الولاية. وبالنسبة للمقيمين خارج الولايات المتحدة الذين يملكون شركات أمريكية، تكون النسخة المصدّقة ضرورية في الغالب عند التعامل مع حكومات أو بنوك أو مؤسسات قانونية أجنبية تشترط إثبات مشروعية الشركة وإيداعاتها الرسمية.
وأكثر المستندات طلباً بصيغة مصدّقة هي شهادة التأسيس أو التسجيل، والتعديلات، وشهادات الوضع القانوني السليم. وتؤكد النسخة المصدّقة أن المعلومات لم تُغيَّر وأنها معترف بها رسمياً من الولاية، وتتضمن عادةً ختماً أو تظهيراً من مكتب الولاية إلى جانب تاريخ التصديق.
ويحتاج المؤسسون الدوليون إلى النسخ المصدّقة غالباً عند فتح حساب بنكي، وخصوصاً في دول خارج الولايات المتحدة، أو تسجيل الشركة كشركة تابعة أو فرع في الخارج، أو التقدّم لتراخيص أجنبية، أو إثبات صحة شركتهم في المسائل القانونية. فهي تمنح المؤسسات خارج الولايات المتحدة ضماناً بأن الشركة حقيقية ومسجّلة على النحو الصحيح وأن المستندات لم تُختلق أو تُعدَّل.
ويستلزم الحصول على نسخة مصدّقة تقديم طلب وسداد رسم إلى وزارة خارجية الولاية التي تأسس فيها النشاط. ويختلف الإجراء والتكلفة من ولاية إلى أخرى، لكنه يستغرق عادةً بضعة أيام عمل ما لم تُختَر خدمة الإنجاز المعجّل.
ومن المهم التمييز بين النسخة المصدّقة والنسخة الرقمية أو الورقية العادية؛ فبإمكانك تنزيل المستندات القياسية أو طباعتها من موقع الولاية، لكن هذه الصور غير موثّقة قانونياً. والنسخة المصدّقة وحدها هي التي تحمل ختم الولاية الرسمي ويمكن استخدامها في الإجراءات الرسمية التي تشترط توثيقاً معتمداً.
باختصار، النسخة المصدّقة أداة قانونية جوهرية تمنح شركتك الأمريكية مشروعية واعترافاً يتجاوزان حدود الولاية. وقد يُطلب منك بصفتك مقيماً خارج الولايات المتحدة تقديمها عند التعامل مع المؤسسات المالية أو الشركاء الدوليين أو الجهات الحكومية، وتوافرها يضمن سلاسة العمليات ويُظهر أن شركتك ممتثلة تماماً ومؤسَّسة على الوجه الصحيح.