مسؤول في الشركة المساهمة يتولى حفظ السجلات الرسمية للشركة، وإعداد محاضر الاجتماعات والاحتفاظ بها، وضمان الامتثال للمتطلبات القانونية ومتطلبات الإفصاح.
ما هو أمين سر الشركة (Secretary)؟
في الشركة المساهمة (Corporation) يشغل أمين السر منصباً تنفيذياً مكلفاً بإدارة الوثائق الرسمية للشركة وضمان وفائها بالتزامات الامتثال المستمرة. وتشمل مهامه عادةً حفظ سجل الشركة الرسمي، وتدوين محاضر اجتماعات مجلس الإدارة والمساهمين، وإعداد المستندات المطلوبة من الولاية وتقديمها كالتقارير السنوية، والتصديق على قرارات الشركة. وقد يكون أيضاً أمين العهدة على ختم الشركة إن كانت تستخدم ختماً.
والدور إداري في طبيعته لكنه جوهري؛ فالسجلات الدقيقة كثيراً ما تُطلب لأغراض قانونية، ولحماية المسؤولية المحدودة، ولإرضاء المستثمرين والجهات الرقابية والمحاكم.
وفي الشركات الصغيرة قد يتولى أمين السر مسؤوليات تشغيلية أو رقابية إضافية، بينما يكون الدور أكثر تخصصاً في الشركات الكبيرة. ويعيَّن أمين السر من قِبل مجلس الإدارة، ولا يشترط أن يكون مساهماً في الشركة.
وبالنسبة للمؤسسين من خارج الولايات المتحدة الذين يؤسسون شركة C-Corp، يُعد تعيين أمين سر جزءاً من إجراءات ما بعد التأسيس، وكثيراً ما تشترطه اللوائح الداخلية للشركة. وحتى إن لم يفرضه قانون الولاية، فإن وجوده يساعد على الحفاظ على الشكليات المؤسسية، وهو أمر مهم لصون الحماية من المسؤولية وإثبات سلامة الحوكمة.