Un funcionario corporativo responsable de mantener los registros oficiales de una empresa, preparar y conservar las actas de reuniones, y asegurar el cumplimiento de los requisitos legales y de informes.
¿Qué es un Secretario?
En una corporación, el Secretario es un cargo de funcionario encargado de manejar la documentación oficial de la empresa y asegurar que el negocio cumpla con sus obligaciones de cumplimiento continuas. Sus funciones típicamente incluyen mantener el libro de registros corporativos, registrar las actas de las reuniones de la junta directiva y de accionistas, preparar y presentar los documentos estatales requeridos (como los informes anuales), y certificar las resoluciones corporativas. El Secretario también puede servir como custodio del sello corporativo, si la empresa utiliza uno.
Este rol es administrativo pero esencial. Los registros precisos frecuentemente se requieren para propósitos legales, para proteger la responsabilidad limitada, y para satisfacer a inversionistas, reguladores y tribunales. En corporaciones más pequeñas, el Secretario podría también asumir responsabilidades operativas o de cumplimiento adicionales, mientras que en empresas más grandes, el rol es más especializado. El Secretario es nombrado por la junta directiva y no necesita ser accionista.
Para fundadores no estadounidenses de una C-Corp, nombrar un Secretario es parte del proceso posterior a la constitución y frecuentemente se requiere en los estatutos de la corporación. Incluso si no es obligatorio por la ley estatal, tener un Secretario ayuda a asegurar que se mantengan las formalidades corporativas, lo cual es importante para preservar la protección de responsabilidad y demostrar una gobernanza adecuada.