Eyaletin, kendi arşivindeki orijinal kayıtla birebir örtüştüğünü doğrulayıp mühürlediği resmî işletme belgesi kopyasıdır; hukuki, bankacılık ve uluslararası işlemlerde sıklıkla istenir.
Certified Copy nedir?
Onaylı kopya; Secretary of State'in (veya ilgili eyalet makamının) devlet arşivindeki orijinal kaydın gerçek ve tam kopyası olduğunu doğrulayıp mühürlediği resmî nüshadır. ABD'de şirketi olan yabancı yerleşikler için; şirketin meşruiyetinin ve resmî kayıtlarının kanıtını isteyen yabancı devletlerle, bankalarla veya hukuk kurumlarıyla çalışırken çoğu zaman gereklidir.
En sık onaylı kopyası istenen belgeler: Certificate of Formation veya Incorporation, tadiller ve İyi Hâl Belgeleri. Onaylı kopya; bilgilerin değiştirilmediğini ve eyaletçe resmen tanındığını teyit eder. Üzerinde tipik olarak eyalet ofisinin mührü veya şerhi ile onay tarihi bulunur.
Uluslararası kurucuların onaylı kopyaya ihtiyacı çoğu zaman şu durumlarda doğar: (özellikle ABD dışındaki ülkelerde) banka hesabı açarken, şirketi yurt dışında iştirak veya şube olarak tescil ettirirken, yabancı lisans başvurularında ya da hukuki süreçlerde şirketin gerçekliğini kanıtlarken. ABD dışındaki kurumlara; şirketin gerçek, usulüne uygun kayıtlı olduğuna ve belgelerin uydurulmadığına dair güvence verir.
Onaylı kopya almak; şirketin kurulduğu eyaletteki Secretary of State'e talep sunmayı ve harç ödemeyi gerektirir. Usul ve maliyet eyalete göre değişir; hızlandırılmış hizmet seçilmezse genellikle birkaç iş günü sürer.
Önemli bir ayrım: onaylı kopya, sıradan dijital veya fiziksel kopyadan farklıdır. Standart belgeleri eyalet sitesinden indirebilir veya yazdırabilirsiniz; ancak bu sürümler hukuken doğrulanmış değildir. Yalnızca onaylı kopya resmî eyalet mührünü taşır ve doğrulanmış belge gerektiren resmî işlemlerde kullanılabilir.
Özetle onaylı kopya; ABD şirketinize eyalet sınırlarının ötesinde meşruiyet ve tanınırlık kazandıran temel hukuki araçtır. Yabancı yerleşik olarak; finans kuruluşları, uluslararası iş ortakları veya kamu kurumlarıyla çalışırken sizden istenebilir — hazır bulundurmak süreçleri pürüzsüzleştirir.