Şirketin resmî kayıtlarını tutmaktan, toplantı tutanaklarını hazırlayıp saklamaktan ve hukuki ile bildirim gerekliliklerine uyumu sağlamaktan sorumlu şirket yöneticisidir.
Secretary nedir?
Bir corporation'da sekreter; şirketin resmî belgelerini yönetmek ve süregelen uyum yükümlülüklerinin karşılanmasını sağlamakla görevli bir yönetici (officer) rolüdür. Görevleri genellikle şunlardır: kurumsal kayıt defterini tutmak, yönetim kurulu ve ortaklar toplantılarının tutanaklarını kaydetmek, yıllık raporlar gibi zorunlu eyalet belgelerini hazırlayıp sunmak ve şirket kararlarını tasdik etmek. Şirket mühür kullanıyorsa, mührün muhafazası da sekreterin sorumluluğunda olabilir.
Rol idari niteliktedir ama vazgeçilmezdir. Doğru kayıtlar; hukuki süreçler için, sınırlı sorumluluğun korunması için ve yatırımcıların, düzenleyicilerin ve mahkemelerin tatmini için çoğu zaman gereklidir. Küçük şirketlerde sekreter ek operasyonel veya uyum sorumlulukları da üstlenebilir; büyük şirketlerde ise rol daha uzmanlaşmıştır. Sekreter yönetim kurulunca atanır ve hissedar olması gerekmez.
C-Corp kuran yabancı kurucular için sekreter ataması, kuruluş sonrası sürecin bir parçasıdır ve çoğu zaman şirket iç tüzüğünde (bylaws) öngörülür. Eyalet hukuku zorunlu tutmasa bile sekreter bulundurmak, kurumsal formalitelerin sürdürülmesine yardımcı olur; bu da sorumluluk korumasını sürdürmek ve düzgün yönetişimi göstermek açısından önemlidir.