Un método contable donde los ingresos y gastos se registran únicamente cuando el efectivo se recibe o se paga realmente (comúnmente utilizado por pequeñas empresas por su simplicidad).
¿Qué es la Contabilidad en Base de Efectivo?
La Contabilidad en Base de Efectivo es uno de los dos métodos contables principales utilizados en Estados Unidos. Bajo este método, los ingresos se registran únicamente cuando se reciben, y los gastos se registran únicamente cuando se pagan. Este enfoque contrasta con la contabilidad en base devengada, que registra los ingresos cuando se ganan y los gastos cuando se incurren, independientemente de cuándo el efectivo cambia de manos.
Entender la contabilidad en base de efectivo es especialmente útil si tu negocio está en etapa temprana, tiene bajo volumen, o no maneja inventario (porque es simple, directa, y aceptada por el IRS para muchas pequeñas empresas).
Por ejemplo, si tu empresa factura a un cliente en marzo pero no recibe el pago hasta mayo, el ingreso se registraría en mayo bajo el método de base de efectivo. De manera similar, si recibes una factura en junio pero la pagas en julio, el gasto se registra en julio. Este método refleja el movimiento real del efectivo y puede proporcionar una imagen más clara de cuánto dinero tiene realmente el negocio disponible en cualquier momento.
La contabilidad en base de efectivo generalmente está permitida para negocios con ingresos brutos anuales promedio menores a $25 millones (según lo define el IRS), y es particularmente popular entre negocios basados en servicios, freelancers, consultores y startups en etapa temprana sin necesidades contables complejas.
Desde el punto de vista del cumplimiento, los negocios que usan el método de efectivo presentan sus declaraciones de impuestos basándose en este mismo criterio temporal (solo reportando ingresos cuando llegan a la cuenta y deduciendo gastos cuando se pagan). Esto a veces puede ofrecer ventajas fiscales al permitir que los negocios difieran ingresos o aceleren deducciones según el momento del pago.
Sin embargo, la contabilidad en base de efectivo puede no ser adecuada para negocios que manejan inventario o necesitan información financiera detallada a lo largo de ciclos de venta prolongados. Para estos casos, la contabilidad en base devengada es frecuentemente requerida y preferida por inversionistas o prestamistas. Aun así, muchos negocios comienzan con contabilidad en base de efectivo y cambian a base devengada después a medida que crecen.
En resumen, la contabilidad en base de efectivo es un método simple, aprobado por el IRS, que rastrea ingresos y gastos basándose en el movimiento real del efectivo. Para fundadores no estadounidenses de empresas en EE.UU., ofrece una manera fácil de administrar las finanzas en las etapas tempranas del negocio, con menos complejidades de reporte (mientras te mantiene en cumplimiento con las leyes fiscales estadounidenses).