LLC ve corporation gibi işletmelerin kuruluş kaydını yapan, resmî sicillerini tutan ve eyalet gerekliliklerine uyumlarını izleyen eyalet makamıdır.
Secretary of State nedir?
Secretary of State (SOS); şirket kuruluşunu, kayıt tutmayı ve uyumu denetleyen birincil eyalet kurumudur. Bir ABD şirketi kurduğunuzda, ilk kuruluş belgelerinizi (Articles of Organization veya Articles of Incorporation gibi) şirketin kayıtlı olduğu eyaletteki SOS'a sunarsınız. Bunun ardından SOS; şirketinizin resmî unvanı, kuruluş tarihi, kayıtlı temsilci bilgileri ile sahiplik veya yönetim ayrıntıları dâhil kayıtlarının resmî koruyucusu olur.
Kuruluşun ötesinde SOS, süregelen uyumdan da sorumludur: yıllık veya iki yıllık raporları kabul edip işler, sahiplik veya şirket yapısındaki değişiklikleri kaydeder, kayıtlı temsilci bilgilerini günceller ve İyi Hâl Belgesi gibi kilit belgeleri düzenler. ABD'de şirketi olan yabancı yerleşikler için SOS, şirketin kendi eyaletindeki hukuki statüsünün korunmasında ana muhataptır.
Her eyaletin SOS ofisi bağımsız çalışır; bu nedenle gereklilikler, harçlar ve süreler değişebilir. Bazı eyaletlerde SOS seçimler veya noterlik komisyonları gibi ek görevler de üstlenir; ancak işletme sahipleri için temel rolü, şirketlerin hukuken tanınır ve faaliyete yetkili kalmasını sağlamaktır. SOS nezdinde iyi hâlde kalmak kritiktir: eyalet bildirim gerekliliklerine uyulmaması cezalara, idari feshe veya o eyalette iş yapma hakkının kaybına yol açabilir.